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テクノツリー 公式ブログ

業務の効率化、職場のペーパーレス化をITで支援するテクノツリーです。

電子帳票化のメリットをご紹介します

ペーパーレス

2回続けてコンテンツ制作、マニュアル関連のご説明をしましたが、今回はXC-Gateとペーパーレスの話題に戻ります。


XC-Gateは帳票や報告書などの紙資料の電子化するアプリですが、「電子帳票」がどういうものかなかなかイメージしにくいというご意見をよくいただきますので、今回はそのメリットについてあらためてご説明いたします。


電子帳票のメリットその1「フォーマット変更が簡単」

帳票のフォーマットをほんの少し変更したくても、印刷だと外部業者に依頼するコストがかかります。その点、XC-GateはExcelで電子帳票管理画面を簡単に変更できます。

 

電子帳票のメリットその2「直接入力できるので転記ミスが減る」

PCを導入しながら紙の帳票もそのまま存続している職場は結構多いですね。そのような職場では、記入済の帳票を総務担当の方が手作業でPCに入力していることがあります。そこにかかる手間や時間もムダですが、手入力だとミスも少しは発生します。XC-Gateの電子帳票はiPadから各自入力できますのでロスもミスも大きく削減できます。

 

電子帳票のメリットその3「セキュリティは万全」

「現場で入力したデータの保存場所や端末紛失時のセキュリティが気になる」というご質問もよくいただきます。iPadは入力のための端末であり、データ自体はセキュリティのかかったサーバーで管理するため安全です。

 

電子帳票のメリットその4「過去の帳票資産も活用OK」

これまでにExcelで作成し使用してきた帳票をお持ちの職場もあるでしょう。たとえば報告書などのデータは会社の資産、そのままムダにはできません。そのようなExcelデータもまたXC-Gateで電子帳票として活用可能です。電子化すれば収集したデータをCSV形式で書き出すことも可能ですので、集計や分析にも便利です。

 

下記はExcelデータの電子帳票化を動画でご紹介していますので、ぜひご覧ください。

 

いかがでしょうか。実際に職場で電子帳票化を進めようと思ったら、不安や確認したい点はいくらでも出てくると思います。フォームからご質問をいただけましたら担当者が詳しくご説明しますので、遠慮なくお知らせくださいね。お問合せ、お待ちしています。

 

 

XC-Gateの電子帳票作成についての詳しい説明はこちら

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