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テクノツリー 公式ブログ

業務の効率化、職場のペーパーレス化をITで支援するテクノツリーです。

PCの導入で紙が増えた?

いま、多くの職場で「ペーパーレス」が叫ばれています。

 

PCが職場に導入され、メールで情報のやりとりができるようになり、プロジェクタをつないでプレゼンテーションできるようになったとき、多くの人々が「自然に紙の資料は少なくなるだろう」と思ったものです。

 

でも、全然そうなりませんでした。
本当です。職場によっては、紙資料が以前よりも増えたところがありました。

 

その理由の一つは、PCで作成した資料をプリントして手元に控えとして持つ習慣が抜けなかったこと。これではコピー用紙代、プリンタのトナー代がかさむのはもちろん、とくに保管する必要のない資料が机の中にたまり、職場のキャビネットに溢れ、効率化という点では逆効果にさえなっている職場もありました。

 

紙資料にも良い点はあり、何が何でも紙をなくさねばならないということはありません。しかし、紙資料が必要以上にあると、間違いなく問題が生じます。いろいろな職場でうかがったお話から、業務における紙の問題点は次のように要約できそうです。

 

1.コピーによるコストが大きい
2.必要な情報がすぐに出てこない
3.紙データのPCへの入力時に転記ミスがある
4.更新前後の資料が職場内に混在している
5.使わない書類に保管場所が取られている
6.営業活動に重い紙資料を持ち歩くのは大変
7.提出された日報や報告書のファイリングが面倒
8.帳票のフォーマットの使い勝手が悪い

 

こういった問題を直視すれば、やはりペーパーレス化の推進は避けられません。

 

そこで、テクノツリーは帳票、報告書、チェックシート等を電子化して共有・管理するツールを開発しました。XC-Gate(エクシーゲート)と名付けられたそのツールは、iPadを活用してエクセルで情報入力できるものです。

 

では、次回からはこのツールでどのようにしてペーパーレス化を実現するのかをご説明します。